Gastos deducibles de autónomos: qué puedes restar y cómo justificarlo
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Cada gasto que te dejas sin deducir es dinero que le regalas a Hacienda. Y la mayoría de autónomos se deja bastantes, casi siempre por lo mismo: creen que solo cuenta lo evidente, la gestoría y poco más.
Aquí tienes qué se puede deducir de verdad, qué requisitos tiene que cumplir y dónde están los límites, que es donde se meten en líos los que se pasan de listos.
Los tres requisitos de cualquier gasto
No existe una lista cerrada de gastos permitidos. Existen tres condiciones, y si un gasto las cumple, se deduce.
- Que esté vinculado a la actividad. Tiene que servirte para trabajar, no para vivir.
- Que esté justificado con factura completa a tu nombre y con tu NIF.
- Que esté registrado en tus libros de ingresos y gastos.
El tique no es una factura
Un tique de caja puede servir para justificar el gasto en el IRPF con matices, pero no para deducir el IVA. Si el gasto es habitual, pide factura completa desde el principio: reclamarla tres meses después casi nunca funciona.
Los que casi nadie discute
Estos van directos y rara vez dan problemas en una comprobación.
- Cuota de autónomos: deducible en el IRPF, aunque no cuenta al calcular el rendimiento que determina tu tramo.
- Gestoría y asesoría.
- Software y suscripciones profesionales: facturación, diseño, almacenamiento, herramientas de tu oficio.
- Material y consumibles.
- Publicidad y promoción, incluida la inversión en redes.
- Formación relacionada con tu actividad.
- Seguros de responsabilidad civil, y el de salud con límite anual por persona.
- Comisiones bancarias de la cuenta de la actividad.
- Servicios profesionales que subcontratas.
Los que tienen truco: casa, coche, móvil y comidas
Aquí se concentran casi todas las dudas y también casi todas las regularizaciones. Son gastos mixtos: sirven para trabajar y para vivir, así que no se deducen enteros.
| Gasto | Qué se puede deducir |
|---|---|
| Trabajar desde casa | La parte proporcional de los suministros según los metros afectos, y sobre esa proporción un porcentaje reducido. Exige haber declarado la vivienda como parcialmente afecta. |
| Alquiler de la vivienda | Solo la parte proporcional de los metros afectos, y el arrendador debe facturar con IVA esa parte. |
| Móvil e internet | La parte profesional. Con una sola línea es discutible; con dos, una personal y otra profesional, deja de serlo. |
| Coche | Salvo actividades concretas —transporte, taxi, comerciales, autoescuelas—, en el IRPF no se deduce si tiene uso particular. El IVA se admite normalmente al 50 %. |
| Comidas de trabajo | Deducibles con límite diario, pagadas por medios electrónicos y en hostelería. En efectivo no cuentan. |
| Ropa | Solo uniforme o equipo de protección. Un traje no es ropa de trabajo. |
La regla que te ahorra disgustos
Si un gasto también te sirve en tu vida privada, dedúcelo en la proporción que puedas defender con un criterio razonable y por escrito. Lo que Hacienda discute no es que deduzcas: es que deduzcas el 100 % de algo que usas a medias.
Deducir el gasto y deducir el IVA no es lo mismo
Son dos impuestos distintos y dos deducciones distintas. Confundirlos es el error contable más repetido.
- La base imponible de la factura reduce tu beneficio, y con él tu IRPF.
- El IVA de esa misma factura se resta del IVA que has cobrado a tus clientes, en el modelo 303.
Un ejemplo: compras un portátil de 1.210 €. Los 1.000 € de base van a tus gastos y bajan tu beneficio. Los 210 € de IVA no son un gasto: se restan en la liquidación trimestral. Si los cuentas como gasto, te estás deduciendo dos veces lo mismo.
En esta calculadora van separados a propósito
En el campo de gastos escribe siempre importes sin IVA. El IVA de tus compras tiene su propia casilla en las opciones avanzadas, porque afecta a tu liquidación trimestral pero no a tu beneficio.
Errores que se repiten
- Guardar solo tiques: sin factura completa no hay IVA que deducir.
- Deducir el 100 % del móvil, del coche o de la casa.
- Meter el IVA dentro del importe del gasto y deducirlo dos veces.
- Olvidar gastos pequeños y recurrentes: dominios, comisiones, suscripciones de nueve euros al mes. Sumados son cientos de euros al año.
- Pagar comidas de trabajo en efectivo, lo que las deja fuera automáticamente.
- No separar una cuenta bancaria para la actividad. No es obligatorio, pero justificarlo todo sin ella es una pesadilla.
Cuánto cambia tu resultado deducir bien
No es un detalle contable: mueve tres cifras a la vez. Un gasto de más rebaja tu beneficio, y con él baja el IRPF, puede bajarte de tramo de cotización y por tanto también la cuota.
Con 3.000 € de facturación mensual, pasar de declarar 400 € de gastos a los 700 € reales no te ahorra 300 €: te ahorra el IRPF de esa diferencia y, si el cambio te mueve de tramo, también parte de la cuota. Merece la pena dedicarle una tarde.
Antes de decidir nada
Los límites y porcentajes cambian con la normativa, y algunos casos dependen de tu actividad concreta. Contrasta con la Agencia Tributaria o con tu gestoría antes de aplicar una deducción dudosa: rectificar sale más caro que preguntar.
Comprueba cuánto te queda con tus gastos reales
Suma todo lo que puedes deducir, escríbelo en la calculadora y verás cómo cambian tu cuota, tu IRPF y lo que te queda cada mes.